O que é e como escrever Cartas, Atas, Memorandos, Contratos e outros

1) Tipos de documentos e para que serve

ATA - ATESTADO - AVISO - BILHHETE - CARTA COMERCIAL- CARTA OFICIAL CIRCULAR – COMUNICADO –CONTRATO – CONVOCAÇÃO – DECLARAÇÃO – EDITAL – ESTATUTO - EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS - LETRA DE CÂMBIO - MEMORANDO - NOTA PROMISSÓRIA - ORDEM DE SERVIÇO – PROCURAÇÃO – PROTOCOLO – RECIBO - REGULAMENTO TELEGRAMA

2) ATA

Ata é o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado fim. NORMAS Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro. Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma, que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a expressão — “Em tempo: Onde se lê..., leia-se...”. Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos. a fim de se evitarem acréscimos. O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo. Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado ,apenas o presidente e o secretário. Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais.

3) ATESTADO

Atestado é o documento firmado por uma pessoa favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não declarações. O atestado difere da certidão, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitórios.

4) AVISO

Aviso é um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis. O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta; unidirecional ou multidirecional; redigida em papel próprio, afixada em local público ou publicada através da imprensa. O aviso é usado na correspondência particular, oficial e empresarial. Muitas vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio. Geralmente não traz destinatário, fecho ou expressões de cortesia.

OBSERVAÇÃO: Embora a Instrução Normativa nº 04, de 06/03/92 (Diário Oficial de 09/03/92 )regulamente. que o AVISO e o OFÍCIO são modalidades praticamente idênticas e que a única diferença entre os dois é ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e Secretários da Presidência da República para autoridades da mesma hierarquia, e o ofício ser expedido pelas demais autoridades para órgão públicos ou particulares, com relação a o primeiro, não é isso que se tem observado na imprensa diária.

5) CARTA COMERCIAL

Carta comercial é a correspondência tradicionalmente utilizada pela indústria e comércio.

 APRESENTAÇÃO DATILOGRÁFICA Existem duas modalidades para a disposição datilográfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe. Sistema em Bloco No sistema em bloco, não há marcação de parágrafo. Todas as linhas são iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os períodos, deixa-se pauta dupla. Havendo tópicos em maiúsculas, a segunda linha é indicada após sua última letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem estética. Sistema de Encaixe No sistema de encaixe, o texto é feito com pauta dupla do início ao fim. O parágrafo será de 10 espaços, a partir da margem esquerda. O destinatário, a invocação, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposição idêntica nos dois sistemas.

 TRANSFORMAÇÃO DE CARTA COMERCIAL TRADICIONAL EM CARTA COMERCIAL MODERNA Agora, veremos como transformar uma carta tradicional em uma carta simplificada, economizando-se assim tempo e esforço.

6) Justificativa da Supressão de Vários Elementos

(1) Suprime-se o local junto à data, porquanto já consta no papel timbrado.
(2) Elimina-se a preposição “A”, desnecessária no caso.
(3) Elimina-se o endereço do destinatário, uma vez que o mesmo consta no envelope. (4) Suprimem-se os dois pontos na invocação.
(5) Não é necessário marcar-se o parágrafo. Basta deixar espaço duplo vertical, indicando-o.
(6) Não é necessário colocar-se a expressão “em resposta”, porque o destinatário sabe que se está respondendo a algo.
(7) Não há necessidade de cair em redundância: ou se coloca a representação ou o nome do representante.
(8) Suprime-se o número 10, uma vez que a palavra dez já está mencionada.
(9) Expressões desnecessárias.
(10) Não há necessidade de citar o número da duplicata, nem o banco, porque o proprietário deve ter registro desse título.
(11) Não é necessário precisar a data em que o título foi encaminhado.
(12) Não é necessária a expressão p.p. (próximo passado), uma vez que a data passou recentemente.
(13) Expressões desnecessárias.
(14) Não se usa mais tapa-margem e, para que haja funcionalidade na correspondência, a margem direita não precisa ficar uniforme.
(15) Expressão desnecessária. Se houvesse algo mais, seria acrescentado à carta.
(16) Expressão desnecessária, porque está implícita no final.
(17) Não se usa mais a pauta para a assinatura do remetente.

OBSERVAÇÕES Carta-Circular Quando a carta tiver que ser endereçada multídirecionalmente, usar-se-á a CARTA-CIRCULAR. Carta em Tópicos Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TÓPICOS (cada assunto constitui um tópico).

7) SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE CARTAS COMERCIAIS

Inícios
1. Acusamos o recebimento de sua carta...
2. Cumpre cientificá-los de que...
3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. Sª que...
4. Com referência ao assunto, lamentamos comunicar...
5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sª pretendem...
6. O fim da presente é solicitar-lhe...
7. Pedimos a fineza de enviar-nos...
8. Temos a satisfação de apresentar a V. Sª o portador desta...
Fechos
1. Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao assunto, firmamo-nos Atentamente
2. Aguardando suas providências a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente
3. À inteira disposição de V. Sª, subscrevemo-nos Atenciosamente
4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e consideração.5. Com a consideração de sempre, firmamo-nos Atenciosamente6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência, subscrevemo-nos Atentamente7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente

8) CARTA OFICIAL 

Carta oficial é um tipo de correspondência utilizada por alguns órgãos públicos, em situações não-cerimoniosas, com relação a pessoas estranhas ao serviço público. Modernamente, as cartas oficiais vêm sendo absorvidas pelos ofícios, e estes cada vez mais se generalizam. ESQUEMA GRÁFICO

9) CIRCULAR

Circular é o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. E, portanto, correspondência multi dírecional Na circular, não consta destinatário, pois ela não é unidirecional e o endereçamento va ino envelope. OBSERVAÇÃO Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multi direcionalmente, serão chamados de memorando-circular, ofício-circular e carta-circular.

10) COMUNICAÇÃO (COMUNICADO)

A comunicação, quando pública, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se ao memorando. Quando publicada pela imprensa, a comunicação deve ter o verbo na terceira pessoa, porque é veiculada por terceiro(s) - correspondência indireta. Modelo de Comunicado Externo

11) CONTRATO

Contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito. O assunto pode ser o mais variado possível: compra, venda, prestação de serviço, etc. Um contrato de maior seriedade e com implicações jurídicas deve ser feito por um advogado. Modelo de Contrato Simples

12) DECLARAÇÃO 

Declaração é um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos.

13) EDITAL 

Edital é um instrumento de notificação pública que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial ou particular. OBSERVAÇÃO Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.

14) EXPOSIÇÃO-DE-MOTIVOS 

Exposição-de-motivos é um tipo de correspondência originariamente oficial, mas que hoje é também utilizada na área empresarial. CARACTERISTICAS A exposição-de-motivos apresenta as seguintes características: 1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado; 2 - a legislação citada deve ser transcrita; 3 - a conclusão deve ser clara e objetiva. Para a perfeita organização de uma exposição-de-motivos, deve haver divisão em itens(numerados em algarismos arábicos); esses itens poder-se-ão desdobrar em alíneas(assinaladas com letras). Quando houver a divisão de capítulos, esses serão numerados com algarismos romanos. A autoridade competente despachará a exposição-de-motivos com uma das seguintes fórmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEÇA-SE O ATO -SIM. No rodapé da exposição-de-motivos, registra-se a referência: nº do processo (se for ocaso) e iniciais do redator e datilógrafo.
Observação:
Na esfera oficial, a exposição-de-motivos é um expediente dirigido ao presidente da República por ministro de Estado ou Secretário da Presidência da República para informá-lo de determinado assunto, ou propor alguma medida, ou ainda submeter à sua consideração projeto de ato normativo.

15) MEMORANDO 

O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro é uma correspondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. O segundo pode ser oficial e comercial. O oficial assemelha-se ao oftcio; e o comercial, à carta comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando é o de meio-ofício. Sua característica principal é a agilidade (tramitação rápida e simplicidade de procedimentos burocráticos). Isso implica fazer os despachos no próprio documento ou, se necessário, em folha de continuação.

16) TIPOS

 Memorando Interno Estrutura
Memorando Externo (Estrutura Oficial e Comercial)Oficial
• N0 do documento e sigla de identificação de sua origem, no alto, à esquerda
• Data, no alto, à direita (mesma Linha do item anterior)
• Vocativo (com entrada no parágrafo)
• Contexto• Fecho e assinatura
• Destinatário Comercial
• Data, no alto, à direita
• Destinatário
• Vocativo (rente à margem)
• Contexto
• Fecho e assinatura

17) ORDEM-DE-SERVIÇO 

Ordem-de-serviço é o ato através do qual são expedidas determinações a serem executadas por órgãos subordinados ou por servidores dos mesmos. É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes. Segundo o livro Correspondência - Linguagem & Comunicação, do professor Odacir Beltrão, “há uma certa confusão com a ordem-de-serviço, chegando algumas repartições a substituí-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no máximo, ao memorando interno” É frequente em muitos órgãos administrativos esta divisão:
OS - Ordem-de-serviço para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resoluções. (Res.ou RS);
ODS - Orientação de serviço para essas mesmas chefias superiores, como veículos de explicação de resoluções ou até de ordem-de-serviço; DS - Determinação de serviço para chefias subordinadas às anteriores, como veículo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalão superior.

18) PROCURAÇÃO 

Procuração é o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes a outra. A procuração pública é lavrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro. ESTRUTURA
a) Título: Procuração
b) Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante(constituinte ou mandante) e também do outorgado (procurador ou mandatário).
c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado.
d) Data e assinatura do outorgante.
e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, à esquerda.
f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

19) BILHETE 

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. Há, ainda, outras modalidades, como: • Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e residência respectivas. • Bilhete à ordem: nota promissória, usada no comércio. • Bilhete postal: cartão selado para a correspondência postal sobre assuntos que não exigem segredos. O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa. Para esse tipo de correspondência, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm. Em sentido jurídico, significa o papel escrito que contém a obrigação de pagar ou entregar algo a quem o mesmo é dirigido, dentro de determinado tempo. Em linguagem comercial, o bilhete tem função idêntica ao título de crédito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe diversas designações: bilhete a domicílio, bilhete ao portador, bilhete à ordem, bilhete de banco, bilhete de câmbio, bilhete de carga, bilhete de crédito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros.

20) LETRA DE CÂMBIO 

É uma ordem de pagamento a vista ou a prazo que uma pessoa dirige a outra para que pague a um terceiro. São três pessoas que aparecem no título: (1) o sacador, o emitente da letra de câmbio; (2) o sacado, o devedor; e (3) o tomador que é o beneficiário. Assim, por exemplo, A é o sacador, B o sacado e C o tomador. A emitente saca uma letra de câmbio para que B (sacado) pague a C, o beneficiário. Havendo o aceite por parte do sacado, o título de crédito desvincula-se da causa que o originou. Os requisitos para a validade da letra de câmbio são: • denominação “letra de câmbio”; • quantia que deve ser paga, em algarismos e por extenso; • nome de quem deve pagar (sacado); • nome da pessoa a quem se deve pagar (tomador); • assinatura de quem emite a letra de câmbio (sacador). A letra de câmbio não pode ser emitida ao portador. O sacador vincula-se à letra por meio da assinatura. No caso de o sacado não aceitar a ordem de pagar, o tomador ou beneficiário pode voltar-se contra o sacador, exigindo o respectivo pagamento. Existe, ainda, a letra de câmbio financeira, em que as instituições financeiras, sob controle do Banco Central, são autorizadas a operar no mercado de capitais, emprestados diretamente do público investidor e sujeitos a juros e correção monetária.

21) NOTA PROMISSÓRIA 

É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada. Portanto, é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia em dinheiro. Duas figuras são obrigatórias na nota promissória: o devedor (emitente) e o credor (tomador).A nota promissória é negociável por meio de endosso e, pelo fato de ser emitida pelo próprio devedor, não cabe nenhuma indagação sobre a causa que deu origem à obrigação. São os seguintes os requisitos essenciais da nota promissória: • denominação “nota promissória”; • importância por extenso a ser paga; • nome da pessoa a quem deve ser paga; • assinatura do emitente (devedor).

22) CONVOCAÇÃO 

Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

23) ESTATUTO

Estatuto é regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei orgânica ou regulamento especial de um Estado, associação, confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em geral.

24) PROTOCOLO 

Protocolo, na Antiguidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra saída ou entrada de objetos.

25) RECIBO 

Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo. Normalmente, é um escrito particular. Alguns tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a quitação do pagamento de uma dívida, em sua totalidade ou parcialmente); recibo por conta(sempre parcial); recibo por saldo (indica uma quitação referente a todas as transações até sua data).

26) REGULAMENTO

Regulamento é um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é um regimento em que se determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.